Por Eugenio Gimeno Balaguer. Un pecado mortal es la violación con pleno conocimiento y deliberado consentimiento de los mandamientos establecidos para lograr algo deseable, correcto o normado para que las acciones logren resultados deseados.

En una investigación realizada con 18 ejecutivos de empresas identificamos cuáles son lo que podríamos llamar “los pecados mortales” de las reuniones, uno de los principales problemas a la hora de tomar decisiones en las compañías, y también en los gobiernos.

La gestión requiere reuniones eficaces, en las que se tomen decisiones con foco en la visión | Foto: archivo Turello.com.ar

En una especie de autoevaluación, destacaron los siguientes:

1. Tengo la decisión tomada sobre este tema, pero lo mismo convocaré a una reunión.
2. No conozco el orden del día de la reunión, pero iré igual.
3. Tenemos que tomar una decisión, por eso convocaré a una reunión.
4. El lugar no es importante, sino lo que será discutido.
5. La reunión comenzará cuando estén todos presentes.
6. Las reuniones no necesitan un conductor porque todos somos gente grande y preparada.
7. Dejar los celulares prendidos o hacer que la secretaria transfiera las llamadas que realicen desde afuera.
8. Ausentarse porque alguien lo llama o lo busca afuera.
9. Creer que la memoria conservará todo lo tratado y acordado en la reunión.
10. Las reuniones que hacemos son tan malas que no haremos más reuniones.

Mandamientos de las “buenas reuniones”.

¿Qué debería tener una reunión en las organizaciones laborales para que las personas que concurren estén satisfechas y se logren los objetivos propuestos?

Un directivo y/o gerente usa no menos del 75% de su tiempo promedio por día en reuniones. ¿No es suficiente motivo para intentar mejorarlas?

Realizamos un estudio sobre la base de personas que tienen “reuniones fijas”, por lo menos una vez a la semana, y éstas son las conclusiones para que las reuniones sean “buenas”:

1. Definición clara del rol, responsabilidad de cada uno de los concurrentes y de los objetivos del grupo.
2. Duración, una hora de comienzo y de finalización.
3. Mecánica de participación con asignación y control del uso del tiempo.
4. Ambiente informal y distendido.
5. Preparación previa, con temario y documentos pertinentes.
6. Miembros calificados e interesados que sientan que participan porque “pertenecen” o porque los necesitan.
7. Secretaría eficiente que tome nota y produzca documentos sobre decisiones tomadas.
8. Existencia de una autoevaluación del funcionamiento del grupo.
9. Sistema de “premios y castigos”, o mejor de recompensas por la participación que de aportes sustantivos.
10. Aceptación del trabajo y aplicación del mismo.

Hay que tener en cuenta que lo que pase al haber terminado la reunión es el principal factor de éxito de la siguiente. Y que si no hay razón para una reunión, aunque haya sido programada, lo mejor es no hacerla.

Un directivo y/o gerente utiliza no menos del 75% de su tiempo promedio por día en reuniones. ¿No es esto suficiente motivo para intentar mejorarlas?

» Lea también: 6/8/2015 | Cómo hacer reuniones productivas 

Redacción Turello.com.ar

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