Por Eugenio Gimeno Balaguer. Se estima que se mantienen 600.000 reuniones diarias en nuestro país. Imaginen toda la energía y las horas invertidas de las personas que participan en ellas. Cada reunión para que sea provechosa debe tener un propósito específico, el cual es conveniente definir previamente.

En algunas ocasiones, antes de la reunión, hay consultas de los participantes para identificar el asunto a tratar, los ítems a ser discutidos y las expectativas, pero a veces los involucrados se enteran de los temas en el momento del encuentro. Los resultados a nivel personal oscilan entre la frustración y una alta motivación, dependiendo del caso.

Un propósito y un temario claro, más una dinámica aceitada, son claves para tener reuniones productivas / Foto: elnortero.cl

Temario

En las reuniones productivas se proponen algunas alternativas como intercambiar información, generar ideas, evaluar alternativas, planificar futuras acciones y tomar decisiones.

Dinámica

Lo más efectivo es contar con un facilitador neutral que dirija el proceso. Sin embargo, en la mayoría de las reuniones «ordinarias»la persona que convoca a la reunión se designa a sí misma como «líder». En consecuencia, es difícil que el proceso de la reunión sea objetivo y no surjan conflictos a partir de la imposición del propio interés en un resultado pensado.

Además de la información, es conveniente “compartirse a sí mismos”, o sea, relacionarse a nivel humano. Por ejemplo, enunciando los títulos de los sucesos más importantes, o más frustrantes, de sus áreas respectivas. Entender y apreciar cómo y por qué sus «colegas de reunión» responden de la manera en que lo hacen. Compartir historias divertidas y anécdotas acerca del trabajo también es un buen método para construir puentes de entendimiento.

El facilitador debe solicitar feedback (retroalimentación) de los participantes en cuestiones de tiempo, asuntos a tratar, y cuidado del grupo. Una forma de hacer esto es simplemente preguntar: «¿Cómo vamos hasta aquí?»

Finalmente, en las conclusiones no omitir la pregunta: “¿Cómo podríamos mejorar la próxima reunión? Esperar las respuestas y aplicar las sugerencias.

¡Éxito en la próxima reunión!

Columnista Invitado

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